Как очистить и сжать файлы QuickBooks

Как очистить и сжать файлы QuickBooks - манекены

Процесс архивирования в QuickBooks 2015 довольно прост. Когда вы очищаете и архивируете свою систему, вам необходимо сконденсировать файлы. Чтобы сконденсировать файл компании QuickBooks, выполните следующие действия:

1Выберите файл → Утилиты → Команда Condense Data.

В QuickBooks отображается первое диалоговое окно Condense Data.

2Выберите переключатель «Транзакции до определенного дат».

Этот параметр сообщает QuickBooks, что вы хотите сделать две вещи: создать архивный экземпляр файла данных QuickBooks и точить рабочий файл компании, чтобы он был не таким большим. QuickBooks уменьшает размер рабочей версии файла данных компании, удаляя старые закрытые транзакции, если вы выберете на шаге 3 для удаления транзакций.

3Указать удалить транзакции до даты.

Чтобы указать дату, перед которой необходимо удалить закрытые транзакции, введите дату в поле даты. Если вы хотите сконденсировать файл, удалив транзакции до или до 31 декабря 2012 года, например, введите 1/1/2013 в поле даты. Обратите внимание, однако, что вам не нужно проявлять компульсивность в отношении удаления кучи закрытых транзакций.

Вы удаляете закрытые транзакции только в том случае, если файл вашей компании QuickBooks становится слишком большим. Вы можете легко работать с файлом компании QuickBooks размером 25 МБ, 50 МБ или даже 100 МБ (мегабайт).

Как правило, вы конденсируете файл QuickBooks, удаляя старые закрытые транзакции, команда Condense также создает файлы без транзакций и файлов только с определенным диапазоном транзакций. Чтобы создать файл, содержащий списки и настройки, но не транзакции, нажмите кнопку «Все транзакции». Кстати, вы можете использовать опцию «Все транзакции» для создания почти пустого файла, который вы могли бы повторно использовать (например, для обучения).

Чтобы создать файл QuickBooks, который содержит указанный диапазон транзакций, нажмите переключатель «Транзакции вне диапазона», а затем введите даты, которые зарезервируют диапазон, используя поля «До и после».

4Щелкните Next, когда вы закончите указывать, какие транзакции QuickBooks должны удалить.

QuickBooks отображает второе диалоговое окно Condense Data.

5Указать, как следует суммировать транзакции.

Если вы суммируете исторические транзакции, QuickBooks использует второе диалоговое окно Condense Data, чтобы спросить, как оно суммирует исторические данные: с помощью одной сводной записи журнала, с ежемесячными сводными записями журнала или вообще без сводки.

Выберите переключатель, который соответствует выбранному подходу. (Как правило, вы, вероятно, используете второй вариант, указанный в списке, - о том, что QuickBooks создает ежемесячные сводные записи журнала, поэтому вы все равно можете генерировать значимые ежемесячные отчеты.

6Щелкните Next, когда вы закончите указывать, как QuickBooks должен суммировать транзакции.

QuickBooks отображает третий диалоговое окно Condense Data.

7Указать, как транзакции инвентаризации следует сжать, и нажмите «Далее».

Если ваш файл QuickBooks включает операции инвентаризации, QuickBooks рекомендует удалить старые транзакции инвентаризации. Когда QuickBooks отображает третье диалоговое окно Condense Data, вы можете указать QuickBooks сделать это, выбрав опцию Summarize Inventory Transactions. (Если вы не хотите удалять старые транзакции, нажмите кнопку «Сохранить детали транзакций».)

Когда вы нажмете «Далее», вы продолжите четвертое диалоговое окно «Данные о конденсировании» (не показано), которое спрашивает, какие транзакции должны считаться закрытыми ,

8Указать, какие транзакции следует удалить, и нажмите «Далее».

QuickBooks запрашивает дополнительную информацию о том, что представляет собой закрытую или старую транзакцию, которая должна быть удалена. Вы устанавливаете флажки, чтобы указать, следует ли удалять транзакции до даты удаления, даже если они не очищены, помечены как «Отпечатано», помечены как «Отправлено» и т. Д.

Когда вы нажмете «Далее», вы перейдете к пятому диалоговому окну данных Condense.

9Указать всю очистку списка, которая должна произойти, и нажмите «Далее».

Используйте пятое диалоговое окно данных Condense Data, чтобы сообщить QuickBooks, что в дополнение к удалению старых закрытых транзакций он должен очистить некоторые из списков. Вы можете выбрать флажки в диалоговом окне «Данные Condense», в которых сообщается QuickBooks об удалении неиспользуемых учетных записей, неиспользуемых клиентов, неиспользуемых поставщиков и т. Д.

Очищая свой список путем удаления неиспользуемых элементов списка, вы не только уменьшаете размер файла компании, но и облегчаете работу людей со списком.

Когда вы нажмете «Далее», QuickBooks отобразит шестую страницу диалогового окна «Конденсатные данные».

10Подтвердите операцию конденсации и архивирования.

После описания того, как QuickBooks архивирует и уплотняет файл компании, QuickBooks отображает шестое диалоговое окно данных Condense. В диалоговом окне вам сообщается, что процесс архивирования начинается с QuickBooks, создающего копию файла данных, и что операция конденсации может занять несколько минут или даже несколько часов.

11Нажмите «Начать конденс».

QuickBooks начинает процесс уплотнения файла данных.

12Вставьте файл с данными при появлении запроса.

В самом начале процесса конденсации QuickBooks предлагает вам создать резервную копию файла компании QuickBooks. Резервное копирование файла компании QuickBooks в рамках операции с конденсированием работает так же, как и резервное копирование файла компании QuickBooks в любое другое время.

После создания резервной копии файла компании QuickBooks QuickBooks сохраняет архивную копию файла компании, а затем очищает рабочую версию файла компании, используя ваши инструкции. Процесс очистки может занять несколько минут, или может потребоваться несколько часов, если ваш файл очень большой.