Как использовать проверку данных для сохранения данных Excel

Как использовать проверку данных для сохранения данных Excel Data - манекены

Одна полезная команда, связанная с этой задачей по сохранению данных Excel, - это данные Команда проверки. Используйте эту команду, чтобы описать, какую информацию можно ввести в ячейку. Команда также позволяет вам отправлять сообщения, содержащие данные ввода данных и сообщения об ошибках, которые помогают кому-то исправлять ошибки ввода данных.

Чтобы использовать проверку данных, выполните следующие действия:

1Выберите диапазон рабочих листов, на котором будут проверяться данные, подлежащие проверке.

Вы можете сделать это, перетащив мышью или с помощью клавиш навигации.

2Выберите команду Data Validation, чтобы сообщить Excel, что вы хотите настроить проверку данных для выбранного диапазона.

В Excel отображается диалоговое окно «Проверка данных».

3 На вкладке «Параметры» диалогового окна «Проверка данных» используйте текстовые поля «Критерии проверки», чтобы описать действительные данные.

Используйте варианты из раскрывающегося списка Разрешить, например, чтобы указать, какие типы информации могут войти в диапазон: целые числа, десятичные числа, значения из списка, действительные даты, действительные времени, текста определенной длины и т. д.

Используйте варианты из раскрывающегося списка «Данные», чтобы дополнительно определить критерии проверки. В раскрывающемся списке «Данные» приведены несколько сравнений, которые могут быть сделаны как часть проверки: между, а не между, равными, не равными, больше и т. Д.

При необходимости уточните критерии валидации, используя любой из доступных раскрывающихся списков. Примечание: Другие параметры критериев проверки зависят от того, что вы вводите в раскрывающийся список Разрешить и данные. Если вы укажете, что хотите разрешить только целые числа между определенным диапазоном минимальных и максимальных значений, Excel предоставляет текстовые поля Minimum и Maximum для ввода или определения диапазона.

Однако, если вы выберете другие записи в раскрывающихся списках Разрешить или Данные, вы увидите другие текстовые поля, появляющиеся на вкладке «Настройки». Другими словами, Excel настраивает вкладку «Настройки» в зависимости от типа критериев проверки, которые вы определяете.

4Настройте проверку.

После того, как вы описываете критерии проверки, установите или снимите флажок «Игнорировать пустоту» или снимите флажок, чтобы указать, разрешены ли пустые ячейки.

5Согласно расширению сферы действия проверки данных.

Установите флажок «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с одинаковыми настройками», чтобы указать, должны ли критерии проверки быть расширены для других похожих ячеек.

Нажмите кнопку Очистить все, и Excel очистит (удалит) критерии проверки.

6Введите входное сообщение со вкладки «Вводные сообщения» диалогового окна «Проверка данных».

Вкладка «Вводное сообщение» позволяет указать Excel для отображения небольшого сообщения, когда выбрана ячейка с указанной проверкой данных. Чтобы создать входное сообщение, вы вводите заголовок для сообщения в текстовое поле «Заголовок» и текст сообщения в текстовое поле «Вводное сообщение». Убедитесь, что установлен флажок Показывать входное сообщение, когда ячейка выбрана.

7Введите сообщение об ошибке на вкладке «Предупреждение об ошибке» диалогового окна «Проверка данных».

Вы также можете предоставить сообщение об ошибке, отображаемое Excel, когда кто-то пытается ввести неверные данные.

Чтобы создать сообщение об ошибке, сначала убедитесь, что установлен флажок Показывать сообщение об ошибке после недопустимых данных. Затем используйте раскрывающийся список «Стиль», чтобы выбрать, что должен делать Excel, когда он сталкивается с недействительными данными. Остановите запись данных на пользователе без неправильного ввода данных или просто отобразите информационное сообщение после ввода данных.

8 Как и создание входного сообщения, введите заголовок сообщения об ошибке в текстовое поле «Заголовок». Затем введите полный текст сообщения об ошибке в текстовое поле «Сообщение об ошибке».

Интересно узнать о параметрах в раскрывающемся списке «Стиль»? Стиль предупреждения об ошибке определяет, какие командные кнопки появляется в сообщении об ошибке, когда кто-то пытается ввести плохие данные. Если стиль ошибки «Стоп», в окне сообщения об ошибке отображаются кнопки «Повторить» и «Отмена».

Если стиль ошибки является предупреждением, в окне сообщения об ошибке отображаются кнопки «Да», «Нет» и «Отмена». Если стиль ошибки является информационным, в поле сообщения об ошибке отображаются кнопки «ОК» и «Отмена».