Управлять контентом с помощью наборов документов в Интернете SharePoint

Управлять контентом с помощью наборов документов SharePoint Online - макеты

В SharePoint Online, одном из продуктов Microsoft Office 365, набор документов позволяет вам группировать документы, основанные на некоторых критериях, а затем работают с группой документов как единое целое.

Например, у вас может быть проект, над которым вы работаете, для маркетинга и проект, над которым вы работаете для бухгалтерского учета. Вы можете объединить свои маркетинговые документы вместе и объединить свои бухгалтерские документы вместе. Затем вы можете взаимодействовать с бухгалтерскими или маркетинговыми документами как с отдельной группой, а не по отдельности.

Используя наборы документов, вы можете одновременно отправлять все маркетинговые документы через рабочий процесс в пакетном режиме или просматривать версии для всех документов как набор в данный момент времени.

Чтобы начать использовать наборы документов, сначала вам необходимо активировать функцию для вашей коллекции сайтов. Для этого выполните следующие действия:

  1. Нажмите кнопку «Действия сайта», а затем «Настройки сайта».

    Появится страница «Параметры сайта», в которой показаны все настройки для этого конкретного сайта SharePoint.

  2. Перейдите в группу администрирования семейства сайтов и нажмите ссылку «Возможности сайта».

    Появится страница свойств этой конкретной коллекции сайтов.

  3. Нажмите кнопку «Активировать» рядом с функцией «Наборы документов».

После активации функции «Наборы документов» вы можете добавить функциональные возможности в любую библиотеку. Набор документов принимает форму типа содержимого в SharePoint. Тип содержимого - это группировка полей метаданных в одну группу. Например, у вас может быть рецепт с типом контента, который включает в себя метаданные, такие как ингредиенты, время приготовления и необходимые приправы.

Тип содержимого набора документов SharePoint включает все функции, необходимые для группировки нескольких документов в единый объект.

Общей библиотекой документов в SharePoint является библиотека общих документов. Функцию набора документов можно добавить в библиотеку общих документов, выполнив следующие шаги:

  1. Перейдите в библиотеку, в которую вы хотите добавить функциональность наборов документов.

  2. Нажмите кнопку «Параметры библиотеки», расположенную на вкладке «Библиотека».

    Чтобы добавить тип содержимого в эту библиотеку, сначала необходимо включить редактирование.

  3. На странице «Параметры библиотеки» нажмите ссылку «Дополнительные настройки».

    Появится страница «Дополнительные параметры» и вы можете выполнить расширенную настройку для этой библиотеки.

  4. В разделе «Тип содержимого» выберите «Да», чтобы разрешить редактирование типов контента.

  5. Нажмите «ОК», чтобы вернуться на страницу «Параметры библиотеки».

    Обратите внимание, что на странице теперь называются типы контента.

  6. Нажмите ссылку Добавить из существующего сайта, чтобы добавить существующий тип содержимого сайта.

  7. Выберите тип содержимого набора документов, нажмите кнопку «Добавить» и нажмите «ОК».

Теперь, когда в библиотеку добавлена ​​функциональность набора документов, вы можете создать новый набор документов. Чтобы создать новый набор документов, перейдите на вкладку «Документы» на ленте, а затем в раскрывающемся меню «Новый документ» выберите «Набор документов».

Набор документов отображается в библиотеке общих документов так же, как и другой документ. Вы можете взаимодействовать с набором документов так же, как вы взаимодействуете с одним документом в библиотеке. Разница, однако, заключается в том, что при нажатии на набор документов вы открываете группировку документов, а не один документ.

Когда откроется набор документов, на ленте появится новая вкладка «Набор документов». Эта вкладка позволяет вам управлять набором документов с помощью таких функций, как редактирование свойств, изменение разрешений безопасности, совместное использование документов, захват версий или перетаскивание всех документов через рабочий процесс в пакете.